Akuntansi Dasar II // Sistem Voucher dan Pengawasan

Sistem voucher dan pengawasan untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas.

Sistem voucher dan pengawasan menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi-transaksi yang trlah disetujui / disahkan oleh orang-orang yang diberi wewenang oleh perusahaan.
2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi vertifikasi, pengesahan, dan pencatatan harus ditetapkan.
3. Check hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah divertifikasi, disahkan dan dicatat dengan benar.
4. Kewajiban harus dicatat pada daat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlukan sebagai transaksi yang independen.

SISTEM VOUCHER DAN PENGAWASAN

Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian yaitu dimana kepala bagian yang memerlukan barang melakukan fungsi (memberi informasi kepada bagian pembelian mengenai barang yang diperlukan) dengan menandatangani dokumen, sebanyak 3 lembar (lembar I dan II dikirim ke bagian pembelian, dan III disimpan sebagai arsip).

Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian yaitu formulir/ dokumen perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen/ grosir, sebanyak 4 lembar atau lebih.

• Lembar 1 (lembar asli), dikirim kepada pemasok sebagai pesanan dan sekaligus sebagai permintaan untuk mengirim barang yang dipesan.
• Lembar 2 (dengan dilampir permintaan prmbelian), dikirim ke bagian akuntansi yang nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk memberi pengesahan atas faktur pembelian agar dapat dilakukan pembayaran.
• Lembar 3, dikirim ke bagian yang meminta sebagai pemberitahuan bahwa permintaan pembelian telah dilaksanakan.
• Lembar 4, ditahan dibagian pembelian sebagai arsip.

Faktur

Faktur adalah surat yang berisi pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis di dalamnya telah terjual. Ditinjau dari sudut si penjual (pembuat faktur) , dokumen ini disebut faktur penjualan. Faktur ini dikirim kepada si pembeli dan dipandang dari sudut si pembeli (penerima), dokumen ini disebut faktur pembelian.

Laporan penerimaan barang

Pada perusahaan-perusahaan besar biasanya dibentuk bagian khusus yang ditugasi untuk menerima barang-barang dagang yang dibeli oleh perusahaan, dan saat barangnya tiba, mereka membuat laporan penerimaan barang sebanyak 4 lembar/ lebih. 1 lembar dikirim le bagian aluntansi, 2 lembar ke bagian pembelian dan pemasok dan lembar terakhir di bagian penerimaan sebagai arsip.

Pengesahan Faktur

Dengan begitu bagian akuntansi telah menerima ke-4 laporan diatas, maka bagian akuntansi melakukan pengecekan dan membandingkan informasi-informasi yang tercantum pada setiap dokumen dan akan mengesahkan faktur s3bagai syarat untuk membuat jurnal dalam pembukuan perusahaan dan selanjutnya dapat pula dibayar. Untuk memastikan bahwa semua prosedur telah dicek dsn tidak ads langkah yang dilupakan, biasanya dibuat formulir khusus yang disebut formulir pengesahan faktur. Dan formulir ini dilampirkan dengan faktur. Namun ada pula perusahaan yang tidak membuat formulir pengesahan faktur tetapi membubuhkan cap/ stempel pada faktur.

Contoh Pengesahan Faktur

Bentuk dan Isi Voucher

Voucher dibuat setelah faktur dicek dan disetujui. Voucher adalah dokumen yang berisi

1. Keterangan ringkas transaksi
2. Tanda telah diperiksa
3. Persetujuan untuk dicatat dan dibayar

Contoh Voucher Bagian Dalam

Contoh Voucher Bagian Luar

Informasi untuk membuat voucher diambil dari faktur dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Setelah formulir voucher selesai diisi, maka faktur dan dokumen pendukung lainnya dilampirkan pada voucher tersebut (jika voucher berupa kantong/ amplop, maka fakur dan dokumen-dokumen dimasukan ke dalam kantong tersebut). Selanjutnya voucher diserahkan kepada petugas pemeriksa / auditor untuk dicek ulang, diperiksa kebenaran rekening yang akan didebet, dan diberi persetujuan untuk dicatat.

Pencatatan Voucher

Atas dasar voucher yang telah disetujui, petugas di seksi akuntansi utang usaha membuat jurnal dalam register voucher sebagai berikut :

Setelah voucher disetujui dan dicatat dalam register voucher, selanjutnya voucher diarsipkan menurut tanggal pembayarannya. Apabila tanggal pembayaran telah tiba maka voucher diambil dari arsip dan diserahkan kepada kasir untuk dibayar. Pejabat yang berwenang membuat check hanya akan menandatangani check apabila ia telah menerima voucher terlampir dengan dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. Sebagai contoh, dokumen permintaan barang dan pesanan pembelian yang dilampirkan pada voucher menunjukkan bahwa pembelian telah mendapat persetujuan. Laporan penerimaan barang menunjukkan bahwa faktur telah diperiksa kebenarannya. Dengan demikian kecil kemungkinan terjadinya penyelewengan, kecuali jika formulir-formulir dokumen dicuri dan tandatangan persetujuan dipalsukan atau terjadi perskongkolan.

Setelah check diterbitkan dan dikirimkan kepada kreditor, voucher yang telah dilunasi diberi cap "LUNAS". Voucher yang telah dilunasi diserahkan kepada bagian akuntansi untuk dicatat dalam jurnal yang disebut register check, sbb :